🧩 Antecedentes: Un modelo digital, pero con mucha carga operativa.
UbyCall es la red más grande de freelancers en atención al cliente de Latinoamérica, con más de 700 “ubycallers” activos en Perú y otros países. Su servicio de soporte remoto por chat y llamadas depende de la disponibilidad, equipamiento y compromiso de cada profesional.
Aunque su modelo es 100 % digital y remoto, el proceso de selección tenía desafíos importantes:
- La verificación del equipo operativo (PC, audífonos, internet) se hacía manualmente
- Documentos como RUC, comprobantes o entregables eran gestionados en correos y hojas de cálculo
- No existía un sistema que centralizara la información por freelancer, cliente o proyecto
- El volumen de postulantes dificultaba mantener orden y trazabilidad
Esto implicaba mucho tiempo invertido en tareas repetitivas, y una carga operativa que amenazaba con crecer a medida que aumentaba la demanda de nuevos clientes..
🧠 El desafío: Escalar sin crecer en equipo
UbyCall necesitaba una solución que permitiera:
- Automatizar la validación de requisitos técnicos y procesos de screening.
- Gestionar documentación y entregables desde un solo lugar
- Ordenar la información por proyecto y cliente, sin depender de hojas manuales
- Asegurar que más candidatos pudieran avanzar por sí solos en el proceso, sin fricción
- No tener que incrementar su equipo de selección cada vez que ganan un nuevo cliente
🤖 La solución: Un proceso 100 % digital, validado y conectado con WhatsApp
Con Kuali, UbyCall pudo transformar su flujo de selección freelance en una experiencia completamente online y autónoma:
- Portal de selección: los postulantes suben presentaciones, entregables, RUC y otros documentos desde un solo sitio
- Validación automática: el sistema verifica en tiempo real si el candidato tiene PC, auriculares y conexión adecuada
- Dashboard centralizado: toda la información queda ordenada por candidato, proyecto y cliente
- Integración con redes sociales y WhatsApp: los candidatos pueden postular, avanzar etapas y completar pruebas desde cualquier lugar, incluso vía móvil
- Flujo automatizado: el postulante avanza en el proceso sin intervención directa del equipo, hasta llegar al onboarding
Gracias a este rediseño, un solo reclutador ahora puede gestionar hasta 500 vacantes en paralelo, sin perder control ni calidad.
📈 Resultados clave
- 60% de reducción en el tiempo de procesamiento por postulante (de 3 días a 4 horas)
- Un solo reclutador puede manejar 500 vacantes gracias a la automatización
- +40% de candidatos completan el proceso de evaluación tras la integración de WhatsApp en la postulación y notificaciones, sin asistencia humana
- Validaciones técnicas y documentales automáticas, sin revisión manual
- +20% de incremento en postulantes que completan la capacitación
- Reducción del 50% en la rotación mensual, gracias a mejores filtros desde el inicio
- Información ordenada por cliente y proyecto, sin esfuerzo operativo
✅ Conclusión final
Para una red de freelancers como UbyCall, escalar significa automatizar. Gracias a Kuali, su equipo ahora opera con un sistema completamente digital, que organiza entregables, valida condiciones técnicas y permite que los postulantes avancen por sí mismos, sin llamadas ni tareas manuales.
La integración con WhatsApp fue clave para aumentar la tasa de completitud del proceso, permitiendo que candidatos en cualquier lugar avancen desde su celular. Hoy, UbyCall tiene una operación de selección freelance más ágil, ordenada y escalable, que se adapta a nuevos clientes sin incrementar costos ni esfuerzo humano.
